Vad säger lagen…

Det är idag inte längre konstigt eller svårt för en leverantör att skicka e-fakturor. Lagen gör egentligen inte någon skillnad på pappersfakturor och e-fakturor inom EU.

Idag talar man inte om originalfakturor utan om originaldata. Dvs fakturautställare och fakturamottagare skall ha samma data, oavsett om fakturan kommer på papper eller elektroniskt.

Kraven på att fakturan ska vara tolkningsbar för blotta ögat, kunna skrivas ut och även presenteras i journalform är funktioner som ingår i dQ Manager. Ytterligare ett krav är det att fakturamottagaren ska uttrycka sin vilja att ta emot e-fakturor vilket också tillgodoses i dQ Manager genom den inbjudan som går ut till fakturautställare.

Legala fakturakrav

Era fakturor måste naturligtvis uppfylla de legala kraven enligt Bokföringslagen (5 kap 7§) och Momslagen (11 kap 5§). En faktura måste innehålla följande information:

- Identifikation om när fakturan utfärdades
- Löpnummer som identifierar fakturan (=fakturanummer)
- Namn, adress (eller annan identifikationsuppgift) för utfärdaren (=leverantören)
- Momsregistreringsnummer för utfärdaren
- Namn och adress (eller annan identifikationsuppgift) för mottagaren (=kunden)
- Momsregistreringsnummer för mottagaren (=kunden)
- När leveransen ägde rum
- Vad leveransen avser (=art och mängd)
- Ersättningen (=priset)
- Mervärdesskatten (i tillämpliga fall per mervärdesskattesats)
- Tillämpad mervärdesskattesats (6%, 12% eller 25%).

Det är viktigt att kundens momsregistreringsnummer finns angivet på fakturan;
SE556032926901. Detta nummer används även som ID för att styra e-fakturan till rätt kund.

Det är även möjligt att skicka elektroniska fakturor inom hela EU

Sedan den 1 januari 2004 gäller EU:s direktiv 2001/115/EG (faktureringsdirektivet) i medlemsstaternas lagar inom mervärde-skatteområdet. De nya reglerna påverkar även företagens rutiner för redovisning och informationssäkerhet.

Lars Dykert beskriver i separat artikel huvuddragen i direktiv och lagändringar avseende fakturahantering. Det är nu hög tid att slutföra nödvändiga anpassningsåtgärder i systemen för fakturahantering. I Sverige har inte införts några övergångsregler utan varje företag ansvarar för att reglerna efterlevs. 

Vervas föreskrifter om statliga myndigheters elektroniska fakturor, VERVAFS 2007:1
beslutades den 12 januari 2007.

Verket för förvaltningsutveckling (Verva) föreskriver med stöd av
3 § förordningen (2003:770) om statliga myndigheters informationsutbyte följande.

-  Föreskriftens tillämpningsområde
-  Definitioner
-  Specifikation för elektroniska fakturor (SFTI)

Denna författning trädde i kraft den 1 mars 2007.

Dokumentation:
Föreskrifter om statliga myndigheters elektroniska fakturor (pdf)

Allmänna råd om statliga myndigheters elektroniska fakturor (pdf)

Specifikationen SFTI Basic Invoice Version 1.0 (på SFTI:s webbplats)